Порядок работы с письменными обращениями граждан

1. Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан, учреждений, организаций, предприятий по социально-правовым вопросам ведется рамках общего делопроизводства.
2. Все обращения, поступающие в ГБУК "ККЮБ", регистрируются в день поступления. При регистрации обращений обязательно указывается:
• в графе «Номер» проставляется порядковый номер обращения;
• в графе «Дата поступления» проставляется дата получения и регистрации;
• в графе «Корреспондент» указывается фамилия, имя, отчество гражданина и адрес для отправки ответа на обращение;
• в графе «Краткое содержание» излагается краткое содержание обращения;
• в графе «Резолюция» ставится подпись (с расшифровкой фамилии) должностного лица (либо его помощника), получившего обращение для рассмотрения и подготовки ответа;
• обращение ставится на контроль в соответствии с установленными законодательством РФ сроками.
3. На письменном обращении в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата. По просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре принятого обращения ставится отметка с указанием номера, даты приема обращения, подписи (с расшифровкой фамилии) принявшего обращение работника ГБУК "ККЮБ".
4. Поступившие обращения докладываются директору в день их поступления. Руководители структурных подразделений ГБУК "ККЮБ" обеспечивают оперативное рассмотрение обращений и передачу исполнителю в день поступления, а так же осуществляют контроль за качественным исполнением.
   Если обращение направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан организовать в указанный срок его исполнение.
5. Письменное обращение, поступившее в ГБУК "ККЮБ", рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях, ГБУК "ККЮБ" вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
6. Ответ на обращение подписывается директором либо уполномоченным на то лицом.
7. Регистрация ответов на обращения гражданина и формирование дел осуществляется специалистом по кадрам ГБУК "ККЮБ". При регистрации ответа заявителю на письме проставляется регистрационный номер.
8. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
9. Устные обращения граждан (личный прием) в ГБУК "ККЮБ" проводится директором и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
• При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
• В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
• Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном российским законодательством.
• В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию ГБУК "ККЮБ", гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
• В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.